Quant peut-on se débarrasser d’un document ?
Dans certains cas, le texte instituant une obligation, contient également une période minimale de détention du document (exemple : 5 ans pour les registres du personnel). Parfois, ce délai s’avère insuffisant, car il n’est pas compatible avec l’ensemble des autres formalités légales (exemple : 5 ans pour le livre de paie alors que les documents comptables doivent être gardés pendant 10 ans). Le délai peut aussi être dépassé par mesure de précaution pour certains documents, particulièrement s’il y a des risques de litiges, des procédures engagées devant les tribunaux ou des recours administratifs. En règle générale, il est possible de se débarrasser d’un document quand toute réclamation à son sujet est devenue impossible.
Les livres obligatoires doivent-ils être gardés ?
Les livres obligatoires comptables doivent être conservés sous la forme originale, c’est-à-dire sous forme de registres à feuillets mobiles ou brochés, cotés et paraphés en original sur chaque feuillet par le greffier du tribunal de commerce ou, le cas échéant, du tribunal de grande instance, statuant en matière commerciale, chaque liasse recevant un numéro d’identification répertorié par le greffier ou sous forme de documents informatiques édités sur papier, «identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve». Les microfilms ou bandes magnétiques sont donc exclus pour l’archivage de ces documents.
Comment classer les pièces justificatives ?
Concernant les pièces justificatives, la loi n’exige pas, en principe, qu’elles soient conservées sous